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Was ist ein Content Management System?

Ein Content Management System (CMS) ist eine Softwareanwendung oder eine Reihe verwandter Programme, mit denen digitale Inhalte erstellt und verwaltet werden. CMS werden normalerweise für Enterprise Content Management (ECM) und Web Content Management (WCM) verwendet. Ein ECM erleichtert die Zusammenarbeit am Arbeitsplatz, indem es Funktionen zur Dokumentenverwaltung, Verwaltung digitaler Assets und Aufbewahrung von Aufzeichnungen integriert und Endbenutzern einen rollenbasierten Zugriff auf die digitalen Assets des Unternehmens bietet. Ein WCM erleichtert das gemeinsame Verfassen von Websites. ECM-Software enthält häufig eine WCM-Veröffentlichungsfunktion, ECM-Webseiten verbleiben jedoch normalerweise hinter der Firewall des Unternehmens.

Sowohl Enterprise Content Management- als auch Web Content Management-Systeme bestehen aus zwei Komponenten: einer Content Management-Anwendung (CMA) und einer Content Delivery-Anwendung (CDA). Die CMA ist eine grafische Benutzeroberfläche (GUI), mit der der Benutzer das Entwerfen, Erstellen, Ändern und Entfernen von Inhalten von einer Website steuern kann, ohne etwas über HTML wissen zu müssen. Die CDA-Komponente stellt die Back-End-Services bereit, die die Verwaltung und Bereitstellung des Inhalts unterstützen, sobald dieser im CMA erstellt wurde.

Eigenschaften von Content Management Systeme

Die Funktionen können zwischen den verschiedenen CMS-Angeboten variieren. Als Hauptfunktionen werden jedoch häufig Indizierung, Suche und Abruf, Formatverwaltung, Revisionskontrolle und Veröffentlichung angesehen.

  • Intuitive Indizierungs-, Such- und Abruffunktionen indizieren alle Daten für den einfachen Zugriff über Suchfunktionen und ermöglichen Benutzern die Suche nach Attributen wie Veröffentlichungsdatum, Schlüsselwörtern oder Autor.
  • Mit der Formatverwaltung können gescannte Papierdokumente und ältere elektronische Dokumente in HTML- oder PDF-Dokumente umgewandelt werden.
  • Mit den Revisionsfunktionen können Inhalte nach der erstmaligen Veröffentlichung aktualisiert und bearbeitet werden. Die Revisionskontrolle verfolgt auch alle Änderungen, die von Einzelpersonen an Dateien vorgenommen wurden.
  • Mit der Veröffentlichungsfunktion können Einzelpersonen eine Vorlage oder einen Satz von Vorlagen, die von der Organisation genehmigt wurden, sowie Assistenten und andere Tools zum Erstellen oder Ändern von Inhalten verwenden.

Ein CMS kann auch Tools für das One-to-One-Marketing bereitstellen. Eins-zu-eins-Marketing ist die Fähigkeit einer Website, ihren Inhalt und ihre Werbung auf die spezifischen Merkmale eines Benutzers zuzuschneiden, indem sie vom Benutzer bereitgestellte oder von der Website gesammelte Informationen verwendet, beispielsweise das Seitensequenzmuster eines bestimmten Benutzers. Wenn der Benutzer beispielsweise eine Suchmaschine besucht und nach einer Digitalkamera sucht, werden auf den Werbebannern Unternehmen aufgeführt, die Digitalkameras verkaufen, anstatt Unternehmen, die Gartenprodukte verkaufen.

Content-Management-Systeme definiert.

Weitere beliebte Funktionen von CMS sind:

  • SEO-freundliche URLs
  • Integrierte und Online-Hilfe, einschließlich Diskussionsrunden
  • Gruppenbasierte Berechtigungssysteme
  • Volle Vorlagenunterstützung und anpassbare Vorlage
  • Einfache assistentenbasierte Installations- und Versionsverwaltung
  • Admin-Panel mit Unterstützung für mehrere Sprachen
  • Inhaltshierarchie mit unbegrenzter Tiefe und Größe
  • Minimale Serveranforderungen
  • Integrierte Dateimanager
  • Integrierte Überwachungsprotokolle

Ein CMS auswählen

Die Faktoren, die berücksichtigt werden müssen, bevor ein Unternehmen in ein CMS investiert, sind nahezu unbegrenzt. Es gibt einige grundlegende Funktionen, nach denen Sie immer Ausschau halten müssen, z. B. eine benutzerfreundliche Editor-Oberfläche und intelligente Suchfunktionen. Für einige Unternehmen hängt die von ihnen verwendete Software jedoch von bestimmten Anforderungen ab.

Betrachten Sie beispielsweise die Größe und geografische Streuung der Organisation. Der CMS-Administrator muss wissen, wie viele Benutzer die Anwendung verwenden, ob für das CMS mehrsprachiger Support erforderlich ist und wie groß das Support-Team sein muss, um den Betrieb aufrechtzuerhalten. Es ist auch wichtig, die Kontrolle zu berücksichtigen, die sowohl Administratoren als auch Endbenutzer bei der Verwendung des CMS haben. Die Vielfalt der in einer Organisation verwendeten elektronischen Datenformulare muss ebenfalls berücksichtigt werden. Alle Arten von digitalen Inhalten sollten einfach zu indizieren sein.
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